Vous passez bientôt l’oral du concours de secrétaire administratif. Dans ce post, découvrez des conseils pour réussir A/ le concours externe ou B/ le concours interne. (Ici, accès direct à mon kit de préparation TRIO » Oral de Concours. « )
A/ L’oral du concours externe de secrétaire administratif :
Le candidat reçoit un texte court, qui porte sur un sujet de société ou une politique publique.
EXEMPLE UN, tiré des annales : un texte sur le tirage au sort à l’université, avec 2 questions : 1/ Comment justifier de recourir au tirage au sort des étudiants, et 2/ Avez-vous des solutions alternatives ?
EXEMPLE DEUX : un texte sur les français fichés, avec 2 questions. 1/ L’administration doit-elle selon vous disposer d’un tel fichier ? 2/ Quelles régulations peuvent-être mises en place ?
AUTRES THEMATIQUES : violence à l’école, évaluation des politiques publiques, le budget de l’Etat, création de postes à l’Education Nationale, la protection des données…
>>> Le candidat dispose de 25 minutes pour se préparer. L’oral en lui-même est de 25 minutes, avec 10 minutes au maximum d’exposé. Le coefficient est de 4. Il est bon de garder à l’esprit qu’en externe, on compte en moyenne 20 candidats pour un seul poste ouvert. Certains candidats disposent d’un niveau élevé de formation.
1/ Erreur à éviter au concours externe
- L’erreur classique, c’est de faire une simple paraphrase du texte qui vous a été remis. En d’autres mots, le candidat brode autour du texte, et cela de façon assez confuse. Le jury a du mal a percevoir qui est le candidat. Rien ne ressort de marquant. Le candidat est oublié. Circulez, il n’y a rien à voir.
2/ Les solutions pour réussir le concours externe
- Votre exposé doit être structuré. Il convient d’adopter un plan simple. Il s’agira par exemple : a) d’une introduction pour préciser, le contexte, les enjeux, le cadre légal, b) de la réponse à la première question, avec 3 arguments, c) de la réponse à la deuxième question, avec 3 arguments, et, enfin d) d’une conclusion. Il existe d’autres plans possibles, mais la simplicité reste gage d’efficacité. Le jury souhaite que le candidat se positionne de façon argumentée, en restant dans son rôle de fonctionnaire.
- Le candidat doit apporter de la matière. Le texte est en fait un « pré-texte » pour que le jury puisse découvrir le candidat. Pour argumenter, le candidat gagnera à sortir du texte. Il pourra mettre en avant des connaissances personnelles, des lectures, le récit d’expériences professionnelles, des éléments d’actualités… Attention à ne pas tomber dans l’anecdote.
- Pour dynamiser l’exposé, il est bon de l’articuler autours de problématiques. Par exemple : quel équilibre trouver entre proximité aux usagers et réduction des dépenses publiques ? Le besoin d’apporter une problématique est bien souvent mis en avant dans les annales du concours de secrétaire administratif et dans les
- Au delà de l’exposé, le candidat doit se préparer aux questions classiques : Pourquoi passer un concours de la fonction publique ? Pourquoi secrétaire administratif ? Quelles sont d’après vous les qualités attendues d’un secrétaire administratif ? Quel est votre projet professionnel ? Pourquoi vous et pas quelqu’un d’autre ? Quelle est votre motivation ?
- Pour le concours externe, le jury apprécie les candidats qui ont fait une démarche personnelle de recherche, par exemple, les candidats qui ont rencontré des secrétaires administratifs en activité. Le jury déteste les candidats qui semblent arriver là par hasard.
B/ L’oral du concours interne de secrétaire administratif :
Le jury dispose du dossier RAEP du candidat. L’épreuve (25 minutes au total) débute par un exposé de 10 minutes du candidat sur son parcours professionnel. Le jury peut ensuite partir sur des questions techniques propres aux fonctions du candidat et l’interroger sur son projet et ses motivations.
1/ Erreurs à éviter au concours interne
- Erreur 1 : un dossier RAEP dense et confus. En tant que coach emploi, je travaille sur des dossiers RAEP pour des candidats dans de nombreuses administrations, par exemple l’Education Nationale (SAENES), la Ville de Paris ou le Ministère de l’Intérieur . Je remarque que la totalité – je dis bien la totalité – des dossiers tombent dans les mêmes travers : dossiers trop longs, texte au kilomètre, phrases interminables. Bref, de la bouillie. Pour un dossier RAEP, la meilleure copie, ce n’est pas celle qui comporte le maximum d’informations, c’est au contraire celle qui souligne quelques points clés. Aussi, il convient de garder à l’esprit que les membres du jury ne vont pas lire religieusement votre dossier RAEP, mais qu’ils vont le survoler. Aidez les ! (Je vous montre comment dans le point 2). ICI, découvrez un article complémentaire sur la rédaction du dossier RAEP.
- Erreur 2 : la présentation personnelle pêche souvent par l’absence de projet ciblé, une motivation peu claire, un récit hyper détaillé des différents postes, des intitulés à rallonge… Il s’agit souvent d’une longue biographie dont le style trop écrit passe mal à l’oral, dans le genre » Alors en 2018, j’ai été mutée dans un service déconcentré, et en 2019 j’ai travaillé au service bidule… » Par ailleurs, bien souvent le candidat semble vouloir donner à posteriori une logique à son parcours, ce qui donne un rendu ampoulé.
2/ Les solutions pour réussir le concours interne
- Le dossier RAEP doit avoir une présentation aérée. Il s’agira par exemple pour chaque élément du dossier : a) de 4 lignes d’introduction, b) d’idées présentées sous la forme de tirets (dans le style présentation Powerpoint), c) d’une conclusion/ transition sur 3 ou 4 lignes. J’insiste beaucoup sur la forme lors des coaching « Dossier RAEP. » Avec une présentation adaptée, un dossier doit pouvoir être survolé en quelques minutes.
- Le dossier RAEP, sur le contenu, doit éviter toutes les généralités pour mettre en avant des réalisations, si possibles chiffrées. Rien ne doit être gratuit dans ce que vous mentionnez dans votre dossier RAEP, tout doit reposer sur des faits, des exemples. En tant que coach emploi, je suis toujours étonné de voir comment un dossier RAEP » corrigé » peut gagner en efficacité. C’est le jour et la nuit.
- La présentation personnelle doit comporter : un résumé télégraphique du parcours (le jury ne veut pas forcément les dates précises, il veut les grandes phases), un objectif professionnel, la motivation du candidat, tout cela pour ensuite déboucher sur des compétences clés, illustrées par des exemples. Exemples de compétences : juridique, finances publiques, gestion de projets, organisation… La conclusion sera brève. Pas la peine d’en rajouter, je jury a déjà la tête ailleurs !
- Sur l’objectif professionnel : le concours de secrétaire administratif est un concours interministériel, les évolutions possibles sont donc nombreuses. Il conviendra de vous renseigner sur les possibilité, et de déterminer un choix ou tout au moins une direction que vous souhaitez prendre. En effet, en tant que fonctionnaire de catégorie B, vous pouvez évoluer vers de nombreux poste. Par exemple, pour l’Education nationale vous pourrez prétendre à différents postes : secrétariat du chef d’établissement, adjoint d’un chef de bureau ou encore chef d’une section ou d’une division, (en fonction de la taille du rectorat). Renseignez vous, rencontrez des personnes qui occupent ces fonctions.
- Plus qu’avec les candidats externes, le jury proposera des mises en situation. En effet, le candidat interne est sensé connaitre le contexte. Exemple de mises en situation : Votre chef est mauvais, que faites vous ? Un service avec lequel vous travaillez vous remet systématiquement des dossiers incomplets, que faites vous ? Réagir à ces mises en situation demande des techniques particulières, qui ne s’improvisent pas. A noter que ces mises en situation sont ciblées en fonction de l’option choisie. Si par exemple vous passez l’oral du concours de secrétaire administratif option » ressources humaines » ou encore option » problèmes économiques et sociaux » vous aurez souvent des mises en situation propres à ces domaines. Gardez à l’esprit les fondamentaux, comme les droits et devoirs des fonctionnaires.
- Pour se démarquer, le candidat devra en particulier mettre en avant les initiatives prises et la valeur ajoutée qu’il apporte. Montrer que l’on a exercé des fonctions à responsabilité (par exemple en remplaçant son chef sur des périodes relativement longues) peut aussi être un atout. Le jury veut que vous lui présentiez des cas pratiques.
Conclusion
Ces concours sont très sélectif. Dans ce cadre, un coaching de préparation à l’oral du concours de secrétaire administratif peut permettre au candidat : 1 /d’éviter les erreurs de bases, et 2/ de découvrir comment se démarquer. Ici, découvrez mes programmes de coaching « Oral de Concours. » Mon offre TRIO, présentée ci-dessous, peut également vous aider à réussir votre oral.
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